Как написать деловое письмо с AI

Используйте нейросети с шаблонами для бизнес-коммуникации: например, сервисы вроде ChatGPT или Jasper позволяют загрузить структуру письма и автоматизировать 70% работы. Укажите в запросе тип письма (запрос, жалоба, предложение), ключевые детали (имя получателя, компания, сроки) и тон (формальный, нейтральный). Система сгенерирует текст за 10–15 секунд.

Конкретизируйте данные для контекста. Если нужно письмо о продлении контракта, напишите нейросети: «Создай письмо для клиента ООО «Старт» от менеджера Петрова Ивана. Суть: продление договора №45-Р на поставку оборудования до конца 2024 года. Добавить благодарность за сотрудничество». Чем точнее входные данные, тем меньше правок потребуется.

Проверяйте терминологию и соответствие корпоративному стилю. Нейросети иногда используют абстрактные формулировки – замените общие фразы вроде «высокое качество услуг» на факты: «сократили сроки доставки на 20% в 2023 году». Используйте режим редактирования в инструментах типа Copy.ai, чтобы адаптировать текст под брендбук.

Анализируйте тон письма через встроенные анализаторы. Сервисы вроде Grammarly или Wordtune выделяют эмоциональную окраску предложений. Убедитесь, что нейросеть не добавила случайных выражений с панибратством («Доброго времени суток!») или избыточной формальности («Имеем честь уведомить»). Оптимальный вариант – прямое обращение с четким описанием задачи.

Как правильно задать структуру письма и сформулировать запрос для нейросети

Разделите письмо на блоки: тема, приветствие, основная часть, запрос, подпись. Технологии на базе ИИ анализируют структуру, чтобы точнее формировать результат.

Тема:

– Максимум 7 слов.

– Укажите ключевой запрос или действие («Запрос на согласование договора», «Вопрос по поставке оборудования»).

– Избегайте абстракций вроде «Срочно» или «Прочтите».

Основная часть:

– Первый абзац: факты или контекст («Компания А одобрила проект 15.06.2024»).

– Второй абзац: причины запроса или проблема («Поставка задерживается из-за таможенных процедур»).

– Третий абзац: конкретное требование («Прошу предоставить отчет до 20.06.2024»).

Запрос к нейросети формулируйте с деталями:

– Определите роль («Напишите письмо от менеджера по продажам»).

– Уточните стиль («Формальный, без эмоций») и ограничения («Не упоминать стоимость»).

– Добавьте пример данных для персонализации («Используйте данные: клиент – ООО «Старт», дата сделки – 12.06.2024»).

Пример рабочего запроса:

«Создайте ответ на претензию клиента ООО «Глобал». Тон: вежливый, решение – замена товара в течение 3 дней. Данные: номер заказа – 4567, контакт менеджера – Иванова А.И., тел. +7-XXX-XXX-XX-XX.»

Какой сервис нейросети выбрать и проверить письмо на соответствие требованиям

Используйте ChatGPT 4.0 для создания текста: он адаптирует стиль под деловую переписку, генерирует четкие формулировки и предлагает шаблоны для писем-запросов, ответов или извинений.

  • Grammarly Business – проверяет грамматику, тональность и структуру. Интегрируется с Gmail и Outlook.
  • Jasper – предлагает шаблоны для email-рассылок, коммерческих предложений и сопроводительных писем.
  • ProWritingAid – анализирует длину предложений, повторяющиеся слова и пассивный залог.

Перед отправкой письма проверьте:

  • Соответствие структуре те тема, приветствие, основная часть, заключение, подпись.
  • Отсутствие разговорных выражений и технических терминов без пояснений.
  • Точность данных: даты, суммы, имена, должности.
  • Тон: нейтральный или умеренно-формальный, без эмоциональных оценок.
  • Ошибки в контактной информации и ссылках.

Протестируйте сервис на коротком примере: введите черновик письма, сравните результат с требованиями вашей компании. Используйте бесплатные версии Grammarly и ChatGPT для первичной проверки.

27.03.2025ТехнологииНавыки
Смотрите также
ТехнологииНавыки
Курсы по искусственному интеллекту для HR
Узнайте о курсах, которые помогут HR-специалистам освоить навыки по применению искусственного интеллекта в управлении персоналом, от подбора сотрудников до их обучения.
ТехнологииБизнес
Искусственный интеллект для коммерческого предложения
Узнайте, как искусственный интеллект помогает в создании коммерческих предложений, анализируя данные и предпочтения клиентов.
Навыки
Повышенная креативность
Креативность позволяет находить нестандартные решения, генерировать новые идеи и успешно справляться с различными задачами. Однако не все люди обладают повышенной креативностью, и для некоторых ее уровень может стать серьезной проблемой.
Навыки
Как купить курс в подарок
Вы, наверное, удивитесь, но по результатам опросов дополнительное образование за последний год получила треть россиян. А по данным Авито-работа получить новую профессию планировали 69 % респондентов. Опрос, проведенный порталом Суперджоб тоже, в общем, подтвердил тенденцию – по итогам анкетирования пройти онлайн обучение планировали около 50 % опрошенных